QUY TRÌNH TIẾP NHẬN TÀI TRỢ VÀ THANH TOÁN CỦA QUỸ HẠNH PHÚC CHO MỌI NGƯỜI


A- CHƯƠNG TRÌNH “XIN HÃY CỨU LẤY EM”

I/ NGUỒN BỆNH NHÂN TÀI TRỢ

Quỹ nhận hồ sơ bệnh nhân trực tiếp từ các bệnh viện (Bệnh viện E Hà Nội, Bệnh viện Nhi Trung Ương). Các bệnh nhân do tuyến dưới chuyển lên hoặc bệnh nhân tự vào khám và nhập viện để điều trị.

II/ HỒ SƠ XIN TÀI TRỢ

1/ Đơn xin tài trợ theo mẫu của Quỹ HPCMN (bản chính): 01 bản

2/ Giấy khai sinh của bệnh nhân (bản sao công chứng): 01 bản

3/ Giấy chứng nhận hộ nghèo, cận nghèo (bản sao công chứng) hoặc Đơn xác nhận gia đình có hoàn cảnh khó khăn (Bản gốc, có xác nhận của chính quyền địa phương: 01 bản

4/ Thẻ bảo hiểm y tế của bệnh nhân (bản sao): 01 bản

5/ CCCD hoặc CMND của bố mẹ bệnh nhân (bản sao công chứng): 01 bản

6/ 03 ảnh gồm (Lưu ý hình chụp phải là hình mới và rõ nét):

– 01 ảnh của bé (cận mặt hoặc toàn thân bé)

– 01 ảnh của bé chụp cùng với bố hoặc mẹ mặc áo người nhà của bệnh viện

– 01 ảnh chụp ngôi nhà của bé có người nhà của bé

7/ Hồ sơ bệnh án (Phiếu siêu âm tim) (bản sao): 01 bản

8/ Giấy thông báo chi phí mổ (bản chính): 01 bản

III/ QUY TRÌNH DUYỆT HỒ SƠ XIN TÀI TRỢ

IV/ KÊU GỌI ỦNG HỘ VÀ TRAO TIỀN TÀI TRỢ

1/ Kêu gọi ủng hộ

Sau khi xác nhận tài trợ cho bệnh nhân, các thành viên quỹ chuẩn bị bài và ảnh, xếp lịch kêu gọi vào cuối tuần để chị Nguyễn Thanh Hương đứng ra đăng bài kêu gọi trên Facebook cá nhân của chị Hương, trên Facebook và website của Quỹ. 

Quỹ tiếp nhận đóng góp cho chương trình qua số tài khoản sau:

Tên TK: Quỹ Hạnh phúc cho mọi người
Số TK: 6661166666666
Tại: Ngân hàng TMCP Quân Đội (MB), Chi nhánh Mỹ Đình, phòng giao dịch Mỹ Đình 1.

2/ Thanh toán viện phí

– Sau khi bệnh nhân phẫu thuật xong và được xuất viện, bệnh viện sẽ gửi hoá đơn đề nghị thanh toán viện phí cho quỹ qua email. Viện phí của bệnh nhân sẽ là số tiền còn lại sau khi trừ đi tiền bảo hiểm chi trả.

– Hình thức thanh toán: Quỹ thanh toán bằng chuyển khoản 100% viện phí vào tài khoản của bệnh viện

– Trường hợp số tiền thanh toán thực tế nhiều hơn số tiền kêu gọi theo thông báo viện phí thì Quỹ sẽ lấy phần còn thiếu từ tiền kết dư của chương trình “Xin hãy cứu lấy em” để thanh toán

– Trường hợp số tiền thanh toán ít hơn số tiền đã kêu gọi theo thông báo viện phí thì quỹ sẽ nhập số tiền dư này vào Quỹ để tài trợ cho các ca mổ tim tiếp theo (những ca không tổ chức kêu gọi ủng hộ)

B-CHƯƠNG TRÌNH “QUÀ TẶNG TÌNH THƯƠNG”

I/ TIẾP NHẬN TÀI TRỢ

1/ Hiện vật: gồm bánh, kẹo, sữa, quần áo, đồ chơi.. để tổ chức các chương trình quà tặng nhân dịp lễ, tết cho các bệnh nhân có hoàn cảnh khó khăn mắc bệnh hiểm nghèo

2/ Tiền ủng hộ: bằng hình thức chuyển khoản vào tài khoản duy nhất của quỹ

Tên TK: Quỹ Hạnh phúc cho mọi người
Số TK: 6661166666666
Tại: Ngân hàng TMCP Quân Đội (MB), Chi nhánh Mỹ Đình, phòng giao dịch Mỹ Đình 1.

II/ KẾ HOẠCH TỔ CHỨC CHƯƠNG TRÌNH

1/ Tiếp nhận danh sách bệnh nhân nghèo được nhận từ các bệnh viện (Bệnh viện K, Bệnh viện huyết học và truyền máu trung ương)

2/ Lên kế hoạch cụ thể cho chương trình như số lượng quà, quà tặng bằng tiền mặt và bằng hiện vật

3/ Làm công văn gửi đến bệnh viện để cùng thống nhất lịch tặng quà cho bệnh nhân

4/ Thành viên quỹ chuẩn bị bài kêu gọi, hình ảnh và xếp lịch đăng bài kêu gọi cho chị Nguyễn Thanh Hương đăng bài kêu gọi trên Facebook cá nhân của chị, đăng trên Facebook và website của Quỹ.

5/ Thông báo trên Facebook của chị Hương và trang Facebook của Quỹ về ngày, giờ, và địa điểm tổ chức chương trình cho các nhà hảo tâm và thành viên quỹ biết để tham gia.

6/ Sau khi chương trình kết thúc bệnh viện sẽ cấp cho quỹ Biên bản xác nhận tài trợ cụ thể cho từng chương trình, do ban lãnh đạo bệnh Viện ký.

– Số lượng quà tặng cho bệnh nhân bằng tiền mặt.

– Số lượng quà tặng kèm theo bằng hiện vật cụ thể.

C- BÁO CÁO 

1/ Báo cáo thu-chi của Quỹ 

– Báo cáo thu-chi của Quỹ được lập theo năm, bằng excel và được đăng công khai lên website của Quỹ. Có 2 báo cáo thu-chi:

+ Báo cáo thu chi của Group Hạnh phúc cho mọi người (từ ngày 1/6/2015 đến nay) 

+ Báo cáo thu chi của Quỹ Hạnh phúc cho mọi người (từ  tháng 3/2021 trở đi)

– Báo cáo này được cập nhật hàng ngày mỗi khi có chương trình kêu gọi. Khi không có phát sinh chương trình kêu gọi thì báo cáo sẽ được cập nhật 2 lần/ tuần.

– Dữ liệu cập nhật báo cáo: chính là sổ phụ ngân hàng tài khoản tiếp nhận ủng hộ của Quỹ. Sổ phụ ngân hàng được các thành viên quỹ đưa lên website của quỹ làm chứng từ hàng tháng.

2/ Báo cáo tài chính: Báo cáo được lập theo mẫu của Bộ tài chính. Báo cáo này được lập theo năm và cũng sẽ được cập nhật trên website của Quỹ. 

D- CHỨNG TỪ CỦA QUỸ

1/ Chương trình “Xin hãy cứu lấy em”

– Hồ sơ các bệnh nhi được tài trợ theo quy định của Quỹ

– Hoá đơn viện phí do bệnh viện cung cấp

2/ Chương trình “Quà tặng tình thương”

– Hoá đơn mua đồ (bánh, sữa….) nếu quỹ đứng ra mua trực tiếp từ nhà cung cấp

– Giấy xác nhận tài trợ cụ thể cho từng chương trình do ban lãnh đạo bệnh viện ký (theo mẫu của bệnh viện)

E- LƯU TRỮ HỒ SƠ & THÔNG TIN

– Trên website của quỹ: toàn bộ thông tin về các chương trình từ thiện, Báo cáo thu-chi và các chứng từ liên quan đều được lưu trữ trên website của quỹ.

– Lưu hồ sơ giấy: Quỹ lưu toàn bộ hồ sơ, chứng từ và hóa đơn của các chương trình từ thiện mà Quỹ thực hiện cũng như các hồ sơ, chứng từ khác theo quy định.