QUY TRÌNH TIẾP NHẬN TÀI TRỢ VÀ THANH TOÁN CỦA QUỸ HẠNH PHÚC CHO MỌI NGƯỜI


A- CHƯƠNG TRÌNH “XIN HÃY CỨU LẤY EM”

I/ NGUỒN BỆNH NHÂN TÀI TRỢ

Quỹ nhận hồ sơ bệnh nhân trực tiếp từ các bệnh viện (Bệnh viện E Hà Nội, Bệnh viện Nhi Trung Ương). Các bệnh nhân do tuyến dưới chuyển lên hoặc bệnh nhân tự vào khám và nhập viện để điều trị.

II/ HỒ SƠ XIN TÀI TRỢ

1/ Giấy chứng nhận hộ nghèo

2/ Phiếu siêu âm tim

3/ Thông báo viện phí

4/ Đơn xin tài trợ phẫu thuật tim (nhân viên bệnh viện sẽ hướng dẫn bố, mẹ bệnh nhân khai theo mẫu và gửi cho quỹ HPCMN)

5/ Giấy khai sinh của bệnh nhân

6/ Thẻ bảo hiểm y tế của bệnh nhân

7/ Hộ khẩu và CMND/CCCD của bố hoặc mẹ bệnh nhân

8/ 01 ảnh bệnh nhân, 01 ảnh bệnh nhân chụp với bố hoặc mẹ

9/ 02 ảnh chụp nhà của gia đình bệnh nhân

III/ QUY TRÌNH DUYỆT HỒ SƠ XIN TÀI TRỢ

IV/ KÊU GỌI ỦNG HỘ VÀ TRAO TIỀN TÀI TRỢ

1/ Sau khi xác nhận tài trợ cho bệnh nhân, các thành viên quỹ chuẩn bị bài và ảnh, xếp lịch kêu gọi vào cuối tuần để chị Nguyễn Thanh Hương đứng ra đăng bài kêu gọi trên Facebook cá nhân của chị Hương

Mọi đóng góp đều được chuyển vào số tài khoản duy nhất của Quỹ:

Tên TK: Nguyễn Thanh Hương
Số TK: 05901 98 999999
Tại: Ngân Hàng Quân Đội, chi nhánh Đống Đa

2/ Trao tiền ăn cho bệnh nhân

– Các thành viên quỹ hẹn lịch với bệnh viện để vào trao tặng 5 triệu tiền ăn lần 1 cho bệnh nhân tại phòng điều trị có sự chứng kiến của nhân viên bệnh viện

– Các thành viên quỹ vào trao tặng 5 triệu tiền ăn cho bệnh nhân lần 2 nếu bệnh nhân hết tiền ăn do phải điều trị dài ngày hơn so với dự kiến ban đầu tại phòng điều trị có sự chứng kiến của nhân viên bệnh viện. Nếu số tiền kêu gọi cho bệnh nhân này không đủ để tài trợ tiền ăn lần 2 thì quỹ sẽ lấy từ tiền kết dư của chương trình “Xin hãy cứu lấy em”.

3/ Thanh toán viện phí

– Sau khi bệnh nhân phẫu thuật xong và được xuất viện, bệnh viện sẽ gửi hoá đơn đề nghị thanh toán viện phí cho quỹ qua email. Viện phí của bệnh nhân sẽ là số tiền còn lại sau khi trừ đi tiền bảo hiểm chi trả.

– Hình thức thanh toán: Quỹ thanh toán bằng chuyển khoản 100% hóa đơn viện phí vào tài khoản của bệnh viện

– Trường hợp số tiền thanh toán nhiều hơn số tiền kêu gọi theo thông báo viện phí thì quỹ sẽ lấy từ tiền kết dư của chương trình “Xin hãy cứu lấy em” để thanh toán

– Trường hợp số tiền thanh toán ít hơn số tiền đã kêu gọi được theo thông báo viện phí thì quỹ sẽ nhập số tiền dư này vào quỹ để sử dụng cho các mục đích sau:

+/ Tài trợ cho các ca tiếp theo (những ca không tổ chức kêu gọi ủng hộ)

+/ Đưa vào quỹ dự phòng để thực hiện mổ tim cho các cháu theo đoàn do Quỹ bảo trợ trẻ em tỉnh đứng ra xin tài trợ trực tiếp từ quỹ

+/ Đưa một phần vào quỹ dự phòng để sau ngày 01/06/2020, chị Nguyễn Thanh Hương sẽ đứng ra kêu gọi các thành viên để cùng chung tay với chị ủng hộ thêm 3,5 tỷ cho quỹ để quỹ có đủ 6,5 tỷ (vốn điều lệ) xin giấy phép thành lập quỹ chính thức theo quy định của nhà nước.

B-CHƯƠNG TRÌNH “QUÀ TẶNG TÌNH THƯƠNG”

I/ TIẾP NHẬN TÀI TRỢ

1/ Hiện vật: gồm bánh, kẹo, sữa, quần áo, đồ chơi.. để tổ chức các chương trình quà tặng nhân dịp lễ, tết cho các bệnh nhân có hoàn cảnh khó khăn mắc bệnh hiểm nghèo

2/ Tiền ủng hộ: bằng hình thức chuyển khoản vào 1 tài khoản duy nhất của quỹ

Tên TK: Nguyễn Thanh Hương
Số TK: 05901 98 999999
Tại: Ngân Hàng Quân Đội, chi nhánh Đống Đa

II/ KẾ HOẠCH TỔ CHỨC CHƯƠNG TRÌNH

1/ Tiếp nhận danh sách bệnh nhân nghèo được nhận từ các bệnh viện (Bệnh viện K, Bệnh viện huyết học và truyền máu trung ương)

2/ Lên kế hoạch cụ thể cho chương trình như số lượng quà, quà tặng bằng tiền mặt và bằng hiện vật

3/ Làm công văn gửi đến bệnh viện để cùng thống nhất lịch tặng quà cho bệnh nhân

4/ Thành viên quỹ chuẩn bị bài kêu gọi, hình ảnh và xếp lịch đăng bài kêu gọi cho chị Nguyễn Thanh Hương đăng bài kêu gọi trên Facebook cá nhân của chị cho chương trình.

5/ Thông báo trên Facebook của chị Hương ngày, giờ, và địa điểm tổ chức chương trình cho các nhà hảo tâm và thành viên quỹ biết để tham gia.

6/ Sau khi chương trình kết thúc bệnh viện sẽ cấp cho quỹ Biên bản xác nhận tài trợ cụ thể cho từng chương trình, do ban lãnh đạo bệnh Viện ký.

– Số lượng quà tặng cho bệnh nhân bằng tiền mặt.

– Số lượng quà tặng kèm theo bằng hiện vật cụ thể.

C- BÁO CÁO THU – CHI

1/ Báo cáo thu-chi của quỹ

– Báo cáo được cập nhật hàng ngày mỗi khi có chương trình kêu gọi. Khi không có phát sinh chương trình kêu gọi thì báo cáo sẽ được cập nhật 2 lần/ tuần.

– Báo cáo thu-chi của quỹ được làm bằng excel và được đưa công khai lên website của quỹ từ ngày quỹ đi vào hoạt động (1/6/2015) cho tới nay.

– Báo cáo thu-chi thường được lập theo năm (12 tháng kể từ ngày 1/1 tới ngày 31/12 của năm đó (trừ năm 2015)

2/ Dữ liệu cập nhật báo cáo: chính là sổ phụ ngân hàng tài khoản tiếp nhận ủng hộ của Quỹ. Sổ phụ ngân hàng được các thành viên quỹ đưa lên website của quỹ làm chứng từ hàng tháng.

3/ Giám sát thu-chi: Quỹ hiện có 3 thành viên hỗ trợ theo dõi và quản lý thu-chi cùng với chị Nguyễn Thanh Hương.

4/ Ủy quyền của quỹ: Hiện chị Nguyễn Thanh Hương ủy quyền cho 1 thành viên quỹ là chị Vương Thị Thuỳ được quyền ký lệnh chuyển tiền thanh toán viện phí tới các viện và ký rút tiền ăn hỗ trợ mỗi cháu 5 triệu đồng tiền mặt. Ủy quyền này để đảm bảo việc thanh toán và hỗ trợ tài chính cho chương trình “Xin hãy cứu lấy em” được kịp thời khi chị Nguyễn Thanh Hương vắng mặt. 

D- CHỨNG TỪ CỦA QUỸ

1/ Chương trình “Xin hãy cứu lấy em”

– Giấy biên nhận hỗ trợ tiền ăn (mẫu của quỹ)

– Hoá đơn viện phí do bệnh viện cung cấp

2/ Chương trình “Quà tặng tình thương”

– Hoá đơn mua đồ (bánh, sữa….) nếu quỹ đứng ra mua trực tiếp từ nhà cung cấp

– Giấy xác nhận tài trợ cụ thể cho từng chương trình do ban lãnh đạo bệnh viện ký (theo mẫu của bệnh viện)

3/ Chương trình “Trợ giúp giáo dục”

– Hợp đồng, hoá đơn thuê bên thi công trường trọn gói

– Hoá đơn quỹ đứng ra mua đồ dùng học tập hoặc quà tặng bằng hiện vật (nếu có)

E- LƯU TRỮ HỒ SƠ & THÔNG TIN

– Trên website của quỹ: toàn bộ thông tin các chương trình, Báo cáo thu-chi, chứng từ các chương trình của quỹ đều được lưu trữ trên website của quỹ theo từng chương trình một.

– Lưu hồ sơ giấy: Quỹ có tổ chức lưu hồ sơ giấy toàn bộ các chứng từ và hóa đơn của các chương trình mà quỹ tổ chức. Ngoài các chứng từ được liệt kê ở trên, quỹ còn lưu toàn bộ hồ sơ của các bệnh nhi được tài trợ mổ tim bẩm sinh.